Проекти

Софтуер оптимизира производството на сиропи и сладка

Мария Динкова

"БъзКо" внедрява ERP решения в отговор на разрастващия се бизнес на компанията

Софтуерът за планиране на ресурсите заема важна част във всяко модерно производство, тъй като предоставя по-голяма видимост, проследимост и контрол върху отделните бизнес процеси. Необходимостта от подобен тип системи е безспорна, но тя започва да се усеща особено силно при разрастване на дейността и нуждата от гарантиране на ефективност и бързина. Един от водещите производители на билкови и плодови сиропи и сладка у нас - "Бъз-Компани" ООД, се оказва именно в подобна ситуация.

В тази връзка организацията търси решение, което да отговори на новите й нужди и да се превърне в ценен инструмент за нейното бъдещо развитие. "Внедряването на Cloud ERP и Soft1 360 е продиктувано от увеличаването на обема на дейността и породената от това необходимост за оптимизация на работния процес. Бизнесът налага следене на процесите в реално време, което се оказва невъзможно без софтуер, който да обхваща цялостната дейност на фирмата - доставката и съхранението на суровините, процеса на производство, реализацията на готовата продукция и коректното отчитане. Използването на частични решения в тази област е неефективно и води до невъзможност за добро управление и анализ на дейността", споделя Ирина Цветкова, оперативен директор в "Бъз-Компани" ООД.

Реализиране на проекта
Проектът по внедряването на новата система обхваща Soft1 Cloud ERP u мобилно приложение Soft1 360, а реализирането на проекта се осъществява от експертите на SoftOne Bulgaria. "Личните контакти на собствениците на дружеството с техническия директор на SoftOne г-н Георгиев и взаимното доверие, изградено в продължение на повече от десетилетие, стоят в основата на избора на партньор", разкрива Цветкова. Сред другите мотиви за насочване към този софтуер са техническите му характеристики, лесният за използване интерфейс, достъпната цена и облачно базираната технология, неизискваща големи инвестиции в ИТ. Не на последно място другите предимства, които предлагат системите, включват възможност за настройване на конкретна дейност, достъп до цялата база данни за бизнеса и справки и отчети независими от счетоводни къщи.Проектът стартира в началото на 2020 г. и е реализиран само за месец и половина. Внедряването на новото решение преминава през няколко отделни етапа, включително проучване, анализ, настройване и обучение. Йоанис Кацанидис, управител на "SoftOne България", разказва, че всеки техен проект, независимо от това колко е голям, задължително обхваща тези няколко фази и "БъзКо" не е изключение.

"Най-подробно разгледахме процесите, нуждите и възможностите за оптимизация, след което пристъпихме към внедряване, като настроихме системата според конкретните нужди на клиента, и накрая преминахме към обучение. Разбира се, продължаваме да оказваме техническа подкрепа, когато клиентът има нужда", уточнява експертът.

Възможности и функционалности
Новата ERP система обхваща всички процеси на складовете, производството, продажбите, покупките и счетоводството в "БъзКо". Въпреки специфичната дейност на фирмата възможностите на Soft1 позволяват голяма част от техническите процеси да бъдат оптимизирани и стандартизирани - от управлението и планирането на производството до контрола, актуализацията и попълването на наличностите.

"Характерното при "БъзКо" е, че поради спецификата на процеса на производство (използват билки и плодове) не се знае какво точно количество ще бъде произведено, докато не стане готов крайният продукт", подчертава Кацанидис. Затова експертите от SoftOne извършват персонализация на производството, така че да се отчита точно целият процес. В резултат софтуерът позволява да се изчислява себестойността на готовия продукт, да се извършва автоматично осчетоводяване, автоматично увеличаване на складовата наличност и съответно автоматично намаляване на вложените материали.

Отделно мобилното приложение Soft1 360, което работи изцяло на таблети и смартфони, улеснява значително работата на търговците на "Бъз-Компани" ООД. През него те могат да получават незабавен достъп до данни за продукти и клиенти, да приемат поръчки, да издават фактури и да събират плащания, докато са в движение. Освен това приложението дава дори възможност за онлайн проследяването на GPS координати на на търговците от мениджърския екип.

"Продажбите са автоматизирани с приложението S360, което позволява взимане на поръчки от търговския екип дистанционно, през мобилни устройства. Следене на наличности от търговците, получаване на поръчки, изписване, фактуриране - всичко това се извършва вътре в системата и не се налага прехвърляне на информация между различни програми", изтъква Кацанидис. Той допълва, че всички процеси във фирмата в момента се обслужват от Soft1, като предстои да се изгради свързаност между сайта на "БъзКо" и Soft1 като основна система.

Когато теглим чертата
Въпреки че проектът по внедряване на новата ERP обхваща цялата дейност на компанията, неговото реализиране протича изключително гладко. Експертите от SoftOne не се сблъскват с особени предизвикателства от технологична гледна точка. От "БъзКо" признават, че по-трудно се е оказало мигрирането на данните към решенията, както и обучението на екипа за работа с новия софтуер.

Вложените усилия обаче определено се отплащат и компанията за сиропи и сладка може да се похвали с по-точно проследяване на процесите на производство и доставки; по-бързо и ефективно осъществяване и управление на продажбите; по-коректно счетоводно отчитане на всяка операция в реално време. По думите на Цветкова въвеждането на ERP системата помага за изготвянето на по-добър анализ на дейността на мобилните търговци, за по-качествени и точни справки за анализ на цялостната дейност, за по-бързо усвояване на задачите от новопостъпили служители, както и за повече контрол на достъпа до информация на различни нива.

"БъзКо" е един чудесен пример как софтуер от клас ERP може да се използва и от малки фирми, които впоследствие, разраствайки бизнеса си, съответно и процесите, имат възможност само да надграждат вече наличната си система", заключава Кацанидис.

X