Мениджмънт

Позитивните аспекти на пандемията за ИТ

CIO Media

Извън усилията просто да поддържат бизнеса да не потъне компаниите и ИТ ръководителите откриват неочаквани ползи от прекъсванията на работата поради COVID

Стейси Колет, CIO, САЩ

В последните четири години Михаил Струсиевичи изгражда гъвкавост на бизнеса в Colliers International, като модернизира инструментите, платформите и рамките на компанията, за да предоставя бързо ИТ решения. Това е голяма промяна за традиционно най-бавната част от корпоративните ИТ. Затова, когато в началото на пролетта се появи пандемията от коронавирус и цялата организация трябваше да премине към Microsoft Teams за дистанционна работа и да възприеме нови бизнес процеси, той не беше изненадан от способността на екипа си да се организира бързо.

"Това е успех за един ден, който беше подготвян четири години, казва Струсиевичи, глобален вицепрезидент на ИТ. Ние събрахме плодовете от добрите инвестиции и добрите решения, които взехме преди COVID-19."
За много компании подготовката на бизнеса се сблъска с възможността, донесена от пандемията. Някои информационни директори се нарекоха късметлии. Други го нарекоха планиране за цифрово бъдеще, което стана реалност за три месеца вместо за три години - потвърждение на години на извършване на цифрова трансформация, изграждане на гъвкавост на бизнеса, укрепване на сигурността, добавяне на инструменти за съвместна работа и възприемане на гъвкави политики на работа.

Почти една трета (30%) от ИТ ръководителите казват, че внезапното обръщане на бизнеса потвърди пъргавостта и гъвкавостта на организацията според проучване на 373 ИТ ръководители през юли, което да оцени как пандемията от коронавирус се отрази върху ролите и приоритетите на ИТ ръководителите.

Но дори при цялото това планиране се появиха някои по-добри от очакваните резултати от реакциите на много организации на пандемията. ИТ ръководители съобщават, че промени в бизнеса, наложени от пандемията, са ги подтикнали да се фокусират повече върху бизнес иновации с разработване на нови пазарни стратегии и култивиране на партньорства между ИТ и бизнеса според проучването на IDG. ИТ ръководителите също усещат, че техните организации са подобрили комуникацията, сътрудничат си по-добре и вече използват по-ефикасни процеси. Стратегиите за работа от вкъщи също се доказаха поне толкова продуктивни, колкото работата от офиса, засега.

Тези ИТ ръководители идентифицират седем позитивни аспекта на пандемията, докато някои остават предпазливи относно това точно колко дълго ще траят тези подобрения.

1. Хиперефикасности
Около 64% от ИТ ръководителите казват, че повишаването на оперативните ефикасности е топ приоритет от началото на пандемията. За сравнение - 53% го отбелязват като най-голяма грижа през 2019 г. Някои компании са изпитали това, което наричат хиперефикасност, тъй като служителите работят от домовете си с (предполага се) по-малко прекъсвания, което се комбинира с по-бързо вземане на решения, необходимо по време на пандемията.

Agero, доставчик на услуги за пътна помощ на производители на коли и застрахователи, който в допълнение към Slack започна дa използва Zoom през октомври 2019 г. за по-добра комуникация с партньори в Индия и в страната, беше в добра позиция да предостави тези инструменти в домовете на добре обучените си служители през миналата пролет.

"Това вдигна скоростта на работа на компанията до напълно ново ниво", каза Бърни Грейси, главен директор по цифровизация. Когато се работи дистанционно, "няма губене на време в клюки до кафе машината и така ние просто станахме хиперефективни".

Когато COVID направи невъзможна физическата техническа поддръжка, TRC Companies разбра, че обажданията до бюрото за обслужване в действителност не трябва да се обработват в който и да било от нейните 150 офиса. Сега обажданията на служители към бюрото за обслужване могат да се поемат от член на екипа по поддръжка където и да е в страната.

"Това наистина отвори очите на компанията и тя разбра, че може да разчита на външно бюро за обслужване. Не е необходимо да отида до някого, за да му задам въпрос, казва Роб Петрони, вицепрезидент по ИТ. Много по-ефикасно е по начина, по който вършим ежедневните си задачи." Отдалечените бюра за обслужване подобриха времената за отговор и решаване на проблеми и създадоха по-добър баланс работа - живот за персонала на бюрата за обслужване.

Но някои директори по информация смятат, че внезапните покачвания на ефикасността няма да траят дълго. Те се поддържат от взаимоотношения и процеси, които вече бяха установени, преди да се започне дистанционната работа, и тези ползи ще намаляват с времето, докато тя продължава.

"Сега ние можем да се фокусираме по-добре, но в по-голямата част вие носите взаимоотношенията, които съществуваха преди COVID в нашата среда за дистанционна работа", казва Бен Кабрера, информационен директор на половин щат и директор на Freeman Clark. "Когато екипите се разпаднат и хората преминават към нови проекти, вие вече трябва да работите с нови хора. Понякога е трудно е да си паснете, казва той. В крайна сметка, ако правим това достатъчно дълго, ние можем да върнем тези ефикасности, но след време мога да видя как ефикасностите спадат, когато хората сменят екипи или се пенсионират."

2. Нови инициативи за конкурентно предимство
Пандемията откри нови възможности за създаване на конкурентно предимство на базата на работата на ИТ. Когато пандемията взе жертви в болниците и сред доставчиците на здравни услуги, Agero искаше да се увери, че работниците от здравеопазването бяха на първо място за обслужване при авария с автомобил. Компанията създаде функция на своето ребрандирано приложение, където потребител, който се идентифицира като здравен работник, може да бъде поставен на първо място в цифровата опашка. "Това не беше нещо, което бяхме планирани, но имахме възможност да го направим", казва Грейси.

Пандемията укрепи силата на екосистемата, добави той. "Ние вършим все повече и повече работа не само като доставчик на приложения от името на наши колеги, но и разбираме, че има екосистема от различни играчи, където вие разкривате своя приложен програмен интерфейс, сега вие сътрудничите с различни доставчици - където вие действително говорите за сътрудничество между предприятия от името на споделен клиент или пространство или екосистема."

3. Наличие на по-квалифицирани кадри, подбор и наемане без значение на местоположението
Силно неравномерният ефект на пандемията върху секторите на индустрията предизвика съкращения на много работещи в ИТ. В началото на пандемията повече от 105 000 работни места в ИТ сектора в САЩ бяха загубени, тъй като компаниите съкратиха разходите си при сблъсъка с COVID-19. Този брой надхвърли новоразкритите 90 200 работни места в ИТ за цялата 2019 г. според консултантската компания за управление Janco Associates.

Тези неочаквани съкращения "ни дадоха възможност да привлечем някои изключителни таланти, за които иначе трябваше да се борим, а сега можем да ги имаме", казва Ричард Вийденбек, информационен директор на фирмата за застрахователни и финансови услуги и придобивки на служителите Ameritas, която по време на пандемията назначи 30 нови служители.

"Освен това се отвори по-бързо вратата към идеята за временно назначени служители и наемане без значение от местоположението, казва той. Предизвикателствата са същите като при дистанционната работа, но става дума повече за дисциплина на процесите и управлението и не толкова за работника."

Местоположението на служителя, поне засега, не е толкова съществено поради необходимостта да се работи от вкъщи, но изникват въпросите за заплатите и дали да се плаща за набора от умения или местоположението на служителя. В Силиконовата долина компании вече планират бъдеще с децентрализиран персонал. Това може да означава намаляване на заплатите с 15% или повече според това къде ще избере да живее служителят, казва един от участниците в проучването.

Вийденбек казва, че в такива случаи ще разчита на средната заплата за страната за дадена длъжност.

4. Икономии
Някои компании реализират икономии, които не са очаквали, или идват като резултат от ограничения, свързани с COVID.

TRC Companies планира да се откаже от телефонната офис система и вместо това да използва възможностите за гласова комуникация на Microsoft Teams. Петрони очаква това да спестява по 200 000 щатски долара на компанията годишно плюс разхода за постоянна поддръжка и обслужване.

С прекратяването на бизнес пътуванията някои ИТ ръководители, които обикаляха света, откриха неочаквани икономии на пътни разходи и време. "Когато се случи пандемията, аз мога да участвам в много повече събития, отколкото преди - кръгли маси, срещи с колеги, партньори, казва Струсиевичи. Нещо повече: "Ние имаме добри разговори. Те са по-спокойни и честни."

5. По-добра, "по-човешка" комуникация
Повече от една трета (37%) от ИТ ръководителите казват, че промените на процесите или технологиите, които са направили в отговор на пандемията, подобриха комуникацията и сътрудничеството и създадоха по-ефикасни работни потоци и процеси.

Струсиевичи смята, че комуникацията по време на работа от вкъщи заличи йерархията в офиса. "По странен начин това ни направи по-достъпни и ни направи по-хуманни, казва той. Аз виждам хора на екрана и котката скача на скута им или децата идват и казват "здравей". Аз съм с тениска, а не с костюм. За мнозина това промени тона на разговора. Ние станахме някак си по-разбиращи, свързани на различно ниво."

6. По-къса верига на команди, вземането на решения се избутва надолу
Грейси от Agero избутва надолу по-голяма отговорност и вземане на решения, което се превърна в ключ към поддържане на скорост и пъргавина. "Ние се децентрализирахме. Ние се фокусираме върху скорост, пъргавина, иновация, така вие наистина се нуждаете от хора, които работят в екип, комуникират проактивно, поемат отговорност и вземат решения на базата на данни", казва той.

На ръководното ниво бизнес разговорите за технология са много по-лесни, отколкото бяха преди година, казва Кабрера. "Имаше времена, когато трябваше да говоря с финансовия директор и не можех да получа 10 минути разговор с него. Това е повече от ангажимент. Няма писани правила за пандемията, така че се учиш в движение."
Ръководителите клонят към по-голяма прямота в комуникацията, тъй като сме на разстояние, допълва Кабрера. "Аз предпочитам да отида направо към източника, за да се справя с проблем, вместо да събирам група, за да го обсъждаме."

7. Издигане на ролята на главния информационен директор
Около 54% от ИТ ръководителите очакват сътрудничеството между ИТ и линии на бизнеса да се увеличи през следващата година в резултат от пандемията, а ИТ ръководството да заеме централната сцена.
"COVID ни дава възможност да покажем, че сме били прави, казва Струсиевичи. Вървейки напред, много неща в обществото ще се променят и ще има много възможности цифровата трансформация да тръгне по един или друг път, но способността на дадена организация да бъде гъвкава ще бъде фундаментална, за да се използват тези възможности."

Превод и редакция Мариана Апостолова


X