Дигитализация

Ще бъде ли възроден факсът от дигиталната трансформация?

Мария Динкова

За да се адаптират към бързата промяна заради Covid-19 и въведените мерки за социална дистанция, много компании бързо въведоха дигитални практики, чрез които да улеснят работата на служителите си от вкъщи. Това означава повече използване на имейл, съобщения и видео конферентни разговори. Въпреки това факсът остава незаменим инструмент за много организации, пише IT Brief.

Когато бизнес потребителите нямат достъп до физическата факс машина, защото работят от вкъщи, това създава значителни оперативни предизвикателства. Те обаче могат да бъдат преодолени с онлайн факс решения.

Съществуват над 46 млн. факс машини, които все още функционират по света, а продажбите на нови устройства достигат милиони всяка година. Над 17 млрд. документа се изпращат годишно, което ясно показва колко много компании разчитат на факсовете.

Факсът остава широко разпространен в сфери като недвижимите имоти, здравеопазването, държавната администрация и други. Но начинът, по който той се използва, се променя значително и дори още по-бързо през последните седмици. Онлайн факс решения позволяват на потребителите да изпращат факсове без проблемите на остарелите факс машини.

Експертите очакват, че когато индустриите преминават към онлайн факс системи и адаптират своите ИТ инфраструктури, дигиталният факс може да стане част от новото нормално.

Процесът на изпращане на документите по факса остава критичен за организациите в много индустрии. Вследствие на ограниченията за коронавируса подобни услуги продължават да разкриват своя потенциал. И макар мерките да показаха силната зависимост на бизнеса от физическите технологии, те също така предоставят и възможност за адаптиране.

Факсът определено не е изключение. Задачите все още трябва да бъдат изпълнявани, а за компаниите, които досега са разчитали на физически устройства, дигиталните предложения ще помогнат по-лесно да извършат прехода към новите условия.

Ето кои са четирите начина, по които дигиталните факс услуги ще улеснят преминаването към бъдещето на факса:

1. Намаляване на разходите: Онлайн факс системите ще освободят компаниите от допълнителните разходи за хардуер, софтуер и мрежови системи. Освен това организациите ще спестят от перодръжката на сложните мрежови решения, от която се нуждаят всички физически устройства.

2. По-голяма сигурност: Дигиталните факс услуги разполагат със защити, които помагат на организациите да намалят риска от неспазване на правилата за съответствия и да гарантират защита на данните при изпращането на документи. Дори при пускането на чувствителна информация като медицински рецепти компаниите могат да използват сигурни решения с множество протоколи за защита.

3. Ефективност: Преминаването към онлайн факс услуги спестява както време, така и средства. Сложните физически машини се заменят с дигитални сторидж решения, позволяващи на потребителите достъп до копия на изпратените и получените файлове в една локации. Съхраняването им дигитално също така дава възможност на служителите лесно да търсят и намират документи в архивите.

4. Достъпност: След като много организации се сблъскват с предизвикателството да нямат достъп до своите физически факс машини, то ползите от дигиталните решения са очевидни. Много от тях могат да бъдат използвани през мобилни устройства и таблети, което означава, че потребителите могат да изпращат и получава документи навсякъде и по всяко време.

Факсът може би винаги ще има място в редица индустрии, но това не изключва възможността за неговата модернизация. Дигиталните факс решения предлагат на организациите гъвкавост спрямо специфичните им нужди, като същевременно гарантират сигурност. В светлината на промените, с които се сблъсква светът в момента, възможността да се продължат работните процеси и да се споделят критични документи без необходимост от физически машини, ще помогне на много компании да гарантират гладкото функциониране на бизнеса.

X