Анализи

"Лабимекс" се дигитализира с ERP система

Мария Динкова

Подобно на всяко технологично решение и ERP системите продължават да се развиват и усъвършенстват, предлагайки на компаниите още по-бърза модернизация и дигитална трансформация. 2019 определено донесе промени в сферата и наложи тенденции като персонализацията, автоматизацията и сигурността на данните. Същевременно според последните проучвания тази година в платформите за планиране на ресурсите ще доминират облачните услуги, мобилните приложения и интеграцията на изкуствен интелект. Освен това става ясно, че фирмите все повече търсят решения, които да обхванат не само всяко звено от техните структури, но дори и най-периферните процеси и дейности. Всичко това означава повече данни, повече знание и по-правилни и навременни решения.

Разбирайки необходимостта и предимствата на подобни модерни инструменти, в "Лабимекс" стартират проект за внедряване на ERP система, която да оптимизира тяхната работа и да им помогне да постигат по-добри резултати. Те се насочват към решението BORA BS, тъй като то е широко използвано от компаниите в техния бранш, а именно вноса и търговията с химически консумативи, лабораторна стъклария, апаратура и пластмаса. Съответно за разработката и внедряването на платформата те се доверяват на експертите от компанията доставчик - BORA Solutions.

"За нас Bora е проект, който ще обхване изцяло процесите ни на работа, като това включва склад, финанси, CRM и търговия. Нашето желание беше цялата дейност на фирмата и всички отдели да бъдат включени в една обща система. Тъй като всички компании от същия бранш използваха BORA, и ние решихме, че ще е най-подходяща и за нас", коментира Мария Ангелова, търговски директор в "Лабимекс".

Реализиране на проекта
Работата по проекта стартира в началото на 2018 и преминава през няколко основни етапа на реализация. Особено важно място заема фазата на проучването, за да се установят конкретните нужди на потребителите. Именно това е моментът, когато се определя кои процеси трябва да се автоматизират или променят, за да се повиши ефективността на работата. Впоследствие на база на проведеното проучване се уточнява и обхватът на новата платформа.

"Нашата система е доста по-обхватна и в бъдеще има възможност да се разшири и да асоциира и други дейности, които имат нужда от автоматизация. Целта на този тип решения е всичко, което се случва в една компания, да бъде в една единна база данни", разкрива Ирена Иванова, управител на BORA Solutions. Тя допълва, че важен следващ етап от проекта е осигуряването на нужния хардуер и софтуер, които да позволят инсталирането на ERP решението.

Едва след изграждането на необходимата ИТ инфраструктура се преминава към реалната интеграция. "Първо се импортираха всички възможни архиви от старата ни програма, с която работихме. Инсталираха се всички модули по отдели, проверихме функционалността им, след което по специфичността на нашата организация на работа се настройваха някои елементи. Същевременно се наложи и ние да променим част от начина си на работа спрямо функционалностите на програмата и това, което се предлагаше като опция", разказва Ангелова. Положените усилия обаче се отплащат и системата вече е в режим на експлоатация.

Възможности на решението
Благодарение на новото решение в "Лабимекс" вече разполагат с единна база данни, в която може да се намери информация както за финансите и счетоводството, така и за доставките, продажбите и склада. По този начин вече не е необходимо служителите на компанията от различните отдели да въвеждат едни и същи данни по няколко пъти и на ръка да правят връзки между тях. Всичко се случва автоматично, а това позволява пълна проследимост на стоките от доставянето им в склада, през продажбите до фактурирането и осчетоводяването им.

"Системата е универсална и може да бъде приложена към всяка дейност. Има голяма функционалност, която позволява широко приложение. Базата е направена по начин, който е лесен за работа, програмата е лека и може да се работи бързо от отдалечени точки. Всеки отдел може лесно да направи справка и да проследи всяка операция в детайли", посочва Ангелова.

Новият начин на работа и богатата функционалност на системата са наложили провеждането на специални обучения на персонала на място. Иванова отбелязва, че при използването на подобни решения е особено важно да се разберат логиката и идеологията на системата, както и начинът, по който се осъществяват връзките между данните. Това на свой ред изисква промяна на мисленето и осъзнаване, че всички служители са свързани и са част от една обща верига.

Предизвикателствата
Внедряването на всяко ново решение носи и своите предизвикателства. За "Лабимекс" това се оказва обслужването на самата програма, тъй като ежедневното въвеждане на нужната информация изисква всеки служител да работи в режим on-line/всяка транзакция се регистрира в системата в текущия момент. Също така компанията е трябвало да въведе промени в организирането на своята дейност. "Най-специфичният момент беше да пренасочим работата на всеки отдел и съгласно лицензите да се преразпредели изпълнението на текущите задачи", подчертава Ангелова.

От своя страна Иванова признава, че винаги адаптацията към нов начин на работа представлява предизвикателство. Въпреки това преимуществата на технологиите и спестените усилия позволяват бързо да се свикне с новия ритъм и управление на дейността. "Лабимекс" определено не са изключение в това отношение и от компанията са категорични, че в бъдеще ще продължат по избрания път на дигитализация и ще се стремят към още по-голяма автоматизация на фирмените си процеси.

Защо фирмите внедряват ERP

5-те основни причини според FinanceOnline, поради които компаниите стартират проекти за внедряване на ERP системи, са:
  • 17% от организациите искат да постигнат по-добра бизнес производителност
  • 14% се опитват да улеснят работата на своите служители
  • 14% се надяват да отговорят на изискванията за съответствие
  • 13% се стремят да интегрират своите системите
  • 9% имат за цел да заменят своите легаси системи с по-модерни решения


X